Opdrachtgever
Gemeente Hengelo
Rol
Interim Portfolio Manager
Copyright header foto: Bart van Hoek fotografie
Grip op verandering
Bij gemeente Hengelo heb ik een opdracht vervuld waarbij ik het team van strategen, adviseurs, projectleiders (SAP team) en het MT I&IT heb meegenomen om portfoliogestuurd werken opnieuw te introduceren en te laten beklijven.
Gemeente Hengelo had enige ervaring met portfoliogestuurd werken, maar door het vertrek van de vorige portfoliomanager was er geen hoeder meer van het ingerichte proces. Na een kennismakings- en inventarisatieperiode werd de balans opgemaakt. Er was werk aan de winkel op drie sporen:
- Het portfolioproces. Waarom werken we zo? Wat mag ervan verwacht worden? Welke formats gebruiken we? En hoe lossen we de beleving van een bureaucratisch, weinig energiegevend proces waarbij men van het kastje naar de muur wordt gestuurd op?
- Capaciteitmanagement. Welke kennis is op welk moment nodig? Beschikken we over die kennis? Hoe zien persoonlijke en projectplanningen er globaal en van week tot week uit? Welke capaciteit is al vergeven? En kunnen we de puzzel leggen met de nog beschikbare capaciteit?
- Besluitvorming. Kunnen we met de informatie die we nu hebben met goed vertrouwen een beslissing nemen? Wat zijn de alternatieven? Wat is de impact van die beslissing op het gehele portfolio?
Op deze drie sporen zijn verbeterplannen opgesteld, workshops gehouden, feedback geintegreerd en een vernieuwd portfolioproces opgesteld en uitgerold. Dit proces wordt gekenmerkt door met elkaar afgestemde uitgangspunten, het proces is overzichtelijk en het is duidelijk welke actoren waarvoor en wanneer een rol spelen. In de tweede fase van deze opdracht hebben we verbeteringen in het proces doorgevoerd waarmee we het volwassenheidsniveau hebben vergroot en de effectiviteit van portfoliogestuurd werken hebben bewezen.
